Compliance aziendale: cos'è e perché è importante

Cos'è una compliance aziendale?

Lo svolgimento e l’esercizio di un’azienda non vanno intesi solo come un complesso organizzato la cui attenzione è rivolta alla sola realizzazione di un unico obiettivo, ossia il profitto o l’utile che sia; bensì richiede anche una serie di attività e adempimenti affinché lo svolgimento di quella medesima impresa e lo scopo che si prefigge avvenga nel rispetto di una serie di disposizioni e procedure normative, sia interne che esterne. Vediamo meglio di seguito di cosa.

Il concetto di compliance aziendale

La compliance aziendale è un concetto fondamentale per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore di attività. Si riferisce al rispetto delle leggi, dei regolamenti, delle normative e delle politiche interne ed esterne che governano le operazioni commerciali di un'azienda. In poche parole, la compliance aziendale consiste nel fare le cose nel rispetto delle regole stabilite. Una solida cultura di compliance è essenziale per preservare l'integrità, la reputazione e la sostenibilità di un'azienda. Ciò implica non solo l'osservanza delle leggi e dei regolamenti pertinenti, ma anche l'adozione di pratiche etiche e responsabili in tutte le attività aziendali. Le aziende devono essere consapevoli dei rischi associati alla non conformità e adottare misure preventive per mitigarli. La compliance aziendale può riguardare una vasta gamma di aree, tra cui la privacy dei dati, la sicurezza sul lavoro, la gestione ambientale, la conformità fiscale, la conformità normativa nell'ambito finanziario e molto altro ancora.

Le normative e i requisiti possono variare da paese a paese e da settore a settore, quindi è essenziale che le aziende monitorino costantemente le modifiche normative e si adeguino di conseguenza. Una solida infrastruttura di compliance richiede l'impegno e il coinvolgimento di tutti i livelli dell'organizzazione. I dirigenti devono stabilire una cultura aziendale che promuova l'importanza della compliance e fornire risorse adeguate per garantire il rispetto delle normative. I dipendenti devono essere formati regolarmente sulle politiche e le procedure aziendali e incoraggiati a segnalare qualsiasi comportamento non conforme. Inoltre, molte aziende affidano la gestione della compliance a un team dedicato o a un responsabile della compliance. Questo team si occupa di monitorare, valutare e implementare le politiche di conformità, nonché di rispondere alle eventuali violazioni o contestazioni.

Lo scopo della compliance aziendale

Lo scopo della compliance aziendale è garantire che un'organizzazione rispetti tutte le leggi, i regolamenti e le normative pertinenti che regolano le sue operazioni. Si tratta di mantenere l'integrità e l'etica nelle pratiche commerciali, riducendo al minimo i rischi legali e proteggendo la reputazione aziendale. Un programma di compliance efficace ha diversi obiettivi. In primo luogo, mira a prevenire le violazioni delle leggi e dei regolamenti, evitando così le conseguenze legali e finanziarie negative. Inoltre, promuove una cultura aziendale basata sull'etica e sulla responsabilità, incoraggiando comportamenti conformi e responsabili da parte di tutti i dipendenti. Inoltre, aspetto fondamentale, essa contribuisce anche a proteggere la reputazione dell'azienda.

Essendo conformi alle normative, le aziende dimostrano ai clienti, ai fornitori e agli investitori che sono affidabili e rispettano gli standard etici. Ciò può portare a un aumento della fiducia del pubblico e a una migliore reputazione sul mercato. Infine, la compliance aziendale aiuta a gestire i rischi aziendali in modo più efficace. Identificando e affrontando le potenziali violazioni normative in anticipo, le aziende possono ridurre i rischi di sanzioni finanziarie, perdite di reputazione e altri danni aziendali. Non va tralasciato di dimenticare che lo studio della normativa e le conseguenze della sua violazione possono rappresentare anche una forma di valutazione del c. d. “rischio calcolato” cui si può andare incontro qualora si persegua una determinata strategia aziendale.

Le norme oggetto della della compliance

Le norme che la compliance aziendale osserva possono variare significativamente a seconda del settore, della dimensione e della posizione geografica dell'azienda. Tuttavia, ci sono alcune aree chiave in cui la compliance aziendale di solito si concentra. Ecco alcune delle norme comuni che vengono osservate:

• Leggi e regolamenti: Queste includono le leggi nazionali e locali pertinenti, nonché i regolamenti specifici del settore. Ad esempio, le aziende devono rispettare le leggi sul lavoro, le leggi fiscali, le normative ambientali, le normative sulla privacy dei dati, e così via.
• Normative finanziarie: Le aziende devono conformarsi alle leggi finanziarie e alle normative stabilite dalle autorità di regolamentazione finanziaria, che possono riguardare la trasparenza finanziaria, la divulgazione delle informazioni, la gestione del rischio finanziario e la prevenzione del riciclaggio di denaro.
• Normative sulla sicurezza: Queste normative riguardano la sicurezza dei dipendenti sul luogo di lavoro, la sicurezza dei prodotti, la sicurezza dei dati e altre questioni relative alla sicurezza e alla salute occupazionale.
• Normative sulla privacy dei dati: Le aziende devono rispettare le leggi sulla protezione dei dati personali dei clienti e dei dipendenti, garantendo la sicurezza e la riservatezza delle informazioni personali raccolte e trattate.
• Normative ambientali: Le aziende devono aderire alle normative sull'ambiente per minimizzare l'impatto delle proprie attività sull'ambiente, ad esempio attraverso il riciclaggio, la gestione dei rifiuti e la riduzione delle emissioni.
• Normative etiche e di corporate governance: Le aziende devono seguire le norme etiche e le migliori pratiche di corporate governance per promuovere l'integrità, la trasparenza e l'equità nelle operazioni aziendali.

Altri settori che possono rientrare nella lente di ingrandimento della compliance sono:

• Tutela del Consumatore: Normative volte a proteggere i diritti e la sicurezza dei consumatori, garantendo che i prodotti e i servizi offerti rispettino gli standard di qualità e sicurezza richiesti.
• Antiriciclaggio: Misure e procedure legali che le aziende devono implementare per prevenire, rilevare e segnalare attività di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo.
• Qualità e certificazione (ISO 9001): Standard internazionale per i sistemi di gestione della qualità che le aziende possono ottenere per dimostrare la capacità di fornire regolarmente prodotti e servizi conformi ai requisiti dei clienti e alle normative applicabili.
• Sicurezza informatica: Regolamenti e pratiche che mirano a proteggere le reti, i dispositivi, i programmi e i dati aziendali da attacchi, danni o accessi non autorizzati.
• Responsabilità amministrativa delle persone giuridiche: Norme che attribuiscono responsabilità alle entità giuridiche per reati commessi dai loro rappresentanti o dipendenti nell'interesse o a vantaggio della società.

Particolari norme sono poi dettate per le società che svolgono servizi bancari o finanziari. Esse sono chiamate a rispettare:

• Normativa in materia di Trasparenza dei Servizi Bancari: Regole e disposizioni che richiedono alle banche di fornire ai clienti informazioni chiare, complete e facilmente accessibili sui loro servizi, tassi e commissioni.
• Normativa in contrasto con l’Usura: Legislazione che previene e combatte l'usura, proteggendo i consumatori da tassi di interesse eccessivamente elevati e pratiche di prestito ingiuste.
• Normativa europea in materia di mercati degli strumenti finanziari (MiFID): Direttiva dell'Unione Europea che regola i servizi di investimento e i mercati finanziari per migliorare la trasparenza, aumentare la protezione degli investitori e favorire la concorrenza.
• Normativa europea in materia di servizi di pagamento: Regolamentazione europea che mira a rendere i pagamenti transfrontalieri all'interno dell'UE sicuri, efficienti e trasparenti, facilitando l'innovazione e la concorrenza nel settore dei pagamenti.

La funzione di compliance

La funzione di compliance è caratterizzata per la sua trasversalità. Essa, infatti, anche in funzione dell’ambito operativo della società, nonché delle sue dimensioni, investi in maniera più o meno intensa diversi settori:

• Settore organizzativo: Coinvolge la pianificazione, la strutturazione e la gestione delle risorse umane e fisiche dell'azienda per massimizzare l'efficienza e la produttività.
• Settore legale: Gestisce tutte le questioni legali dell'azienda, incluse la conformità normativa, la gestione dei rischi legali, i contratti, le dispute e le relazioni con le autorità regolatorie.
• Settore dell'Internal Auditing: Responsabile della revisione e del monitoraggio delle operazioni interne per garantire l'aderenza alle politiche e alle procedure aziendali, contribuendo a migliorare l'efficienza operativa e a mitigare i rischi.

Tutte le attività della funzione di compliance sono volte a raggiungere lo stesso obiettivo:

• Adottare misure preventive ad evitare il rischio di subire sanzioni penali, civili e amministrative: Implementare politiche e procedure che garantiscano la conformità alle leggi e regolamenti applicabili, per prevenire sanzioni e proteggere l'azienda da responsabilità legali.
• Valorizzare l’immagine e la reputazione aziendale al fine di alimentare la fiducia all’esterno nei confronti di clienti, dipendenti e stakeholders: Curare la comunicazione esterna e le relazioni pubbliche per costruire e mantenere una reputazione positiva che stimoli fiducia e lealtà tra i vari interlocutori dell'azienda.
• Organizzare la struttura aziendale affinché siano raggiunti i due target precedenti, senza per questo perdere in competitività sul mercato: Strutturare l'organizzazione in modo che sia efficiente e flessibile, permettendo di rispondere prontamente alle sfide del mercato e alle esigenze normative, senza sacrificare l'agilità competitiva.

Come opera la funzione di compliance

La funzione principale dell’attività di compliance è quella di tutela dell’azienda. Essa consiste nel continuo adeguamento del business aziendale alla normativa che regola il settore in cui esercita la propria attività. Per realizzare tale adeguamento, detta funzione dovrà accedere e consultare tutte le attività svolte in azienda e verso tutti i settori in cui opera, con l’ulteriore verifica presso ogni sede, legale ed operativa che sia, in cui viene amministrata ed esercitata l’impresa, al fine di ottenere ogni informazione giuridicamente rilevante ai fini di un corretto allineamento normativo.

La compilance dovrà valutare ogni fonte di rischio di non conformità cui l’impresa è soggetta. L’individuazione delle possibili cause di rischio violazione andrà svolta in maniera continuata e permanente, in quanto ciò è legato alle possibili evoluzioni sia dell’attività aziendale stessa, ma, soprattutto, sia ai continui mutamenti legislativi/normativi, che impongono una verifica di adattamento costante. È possibile, pertanto, distinguere due tipi di controllo della funzione di compilance. Una verifica esterna, rivolta ad individuare quelle normative di riferimento in cui l’attività aziendale, per le sue caratteristiche, le sue strutture, il modello organizzativo ed il suo scopo sociale (cioè, il fine cui tende l’attività esercitata), necessariamente andrà ad operare e interagire. La verifica interna, in cui si manifesta in tutto il suo vigore l’opera di compilance, consistente nell’identificazione dei settori di rischio e il conseguente adeguamento normativo/comportamentale interno.

Affinché la funzione di compilance possa operare efficacemente è necessaria la sua totale indipendenza, mediante una chiara identificazione innanzitutto delle competenze tecniche e professionali di chi sarà chiamato ad operare per la compilance, di talché occorrerà individuare i compiti da svolgere, le responsabilità, del personale addetto, gli organismi di vigilanza, regolare il rapporto con le unità di controllo interno, il tutto al fine di garantire un’attività di esame dell’allineamento normativo del tutto autonomo ed indipendente.

Hai una società e cerchi un esperto che si occupi della compliance? Hai bisogno di una consulenza per la funzione di compliance della tua società? Ti serve un avvocato che sappia occuparsi di tutte le attività relative alla compliance aziendale? Esponici il tuo caso. AvvocatoFlash ti metterà in contatto con i migliori avvocati online. Tre di loro ti invieranno un preventivo, gratuitamente, e sarai tu a scegliere a chi affidare il tuo caso.